Passwort-Manager Excel Vorlage, Passwort- und Kontenbuch

Beschreibung

Zwanzig Konten, zwanzig Passwörter, und drei davon sind dasselbe.

So sieht es bei den meisten aus. Ein paar stehen auf einem Zettel, ein paar im Kopf, der Rest hängt an »Passwort vergessen«. Und wenn eine dieser Seiten ein Datenleck hat, ist nicht nur ein Konto offen, sondern jedes, das dasselbe Passwort benutzt.

Dieses Passwort- und Kontenbuch bringt alle Zugänge in eine Datei, die dir gehört. Kein Konto, kein Abo, kein fremder Server. Du legst sie auf deinen PC, auf einen Stick oder in deine eigene Cloud, und du verschlüsselst sie selbst.

Alles auf einem Blatt

Platz für 200 Konten, siebzehn Spalten, ein einziger Reiter. Oben stehen die Werkzeuge, unten deine Liste. Was du einträgst, ist blau, was die Vorlage rechnet, ist grau hinterlegt und gesperrt, damit keine Formel verlorengeht.

Zu jedem Konto gehören Name, Kategorie, Webseite oder App, E-Mail, Benutzername und Passwort. Dazu, wann du das Passwort zuletzt geändert hast, ob Zwei-Faktor an ist, was der Zugang kostet und in welchem Rhythmus, und was im Ernstfall damit geschehen soll. Achtzehn Kategorien sind vorgegeben, von E-Mail über Behörden bis Versicherung, und elf Spalten haben einen Filter.

Suchen statt blättern

Tipp einen Teil des Namens, der E-Mail-Adresse oder des Benutzernamens in das Suchfeld. Die Treffer erscheinen sofort darunter, mit Konto, Benutzername und Passwort. Gross- und Kleinschreibung ist egal, und die Zeile darüber sagt dir, wie viele Konten insgesamt passen, nicht nur wie viele gerade zu sehen sind.

Neue Passwörter würfeln

Stell die Länge zwischen acht und zweiunddreissig Zeichen ein und entscheide, ob Sonderzeichen dabei sein sollen. Ein Klick auf »neu«, und du hast einen neuen Vorschlag. Verwechselbare Zeichen wie l, I, O und Null sind ausgenommen, damit du dich beim Abtippen nicht vertust.

Die Prüfung, die andere Kontenlisten nicht haben

Hier unterscheidet sich diese Vorlage von einer einfachen Liste. Sie sieht sich deine Passwörter an und sagt dir, wo es eng wird.

• Mehrfach benutzt. Steht dasselbe Passwort bei zwei Konten, werden beide rot markiert. Das ist die wichtigste Zeile der ganzen Tabelle.
• Stärke. Gerechnet aus fünf Merkmalen: Länge ab zwölf Zeichen, kleine Buchstaben, grosse Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen. Vier oder fünf davon ergeben stark, drei mittel, weniger schwach.
• Alter. Wie viele Monate ein Passwort schon steht. Unter sechs Monaten grün, bis zwölf grau, darüber rot.

Sechs Kennzahlen fassen das oben zusammen: wie viele Konten du erfasst hast, wie viele ohne Zwei-Faktor laufen, wie viele Passwörter du mehrfach benutzt, wie viele älter als ein Jahr sind, wie viele zu schwach sind. Die vier Warnzahlen färben sich rot, sobald sie über null stehen. Das ist deine Aufgabenliste.

Was deine Abos im Jahr kosten

Die sechste Kennzahl rechnet mit, was du für deine Zugänge zahlst. Monatliche Beträge mal zwölf, vierteljährliche mal vier, jährliche einmal. Die meisten schätzen diese Summe deutlich zu niedrig, und die Hälfte der Konten in so einer Liste sind bezahlte Abos.

Für den Ernstfall vorsorgen

Wenn dir etwas zustößt, kommt niemand an deine Konten. Deine Angehörigen wissen oft nicht einmal, welche es gibt, und Abos laufen weiter ab. Deshalb trägst du je Konto ein, was damit geschehen soll: kündigen, übertragen, löschen oder behalten. Eine eigene Karte hält fest, wer deine Vertrauensperson ist und wo das Kennwort zur Datei hinterlegt ist.

Verschlüsseln, und zwar richtig

Wir sagen dir offen, was die Datei kann und was nicht. Von allein verschlüsselt sie sich nicht, und der Blattschutz ist kein Schutz, er ist eine Bremse gegen versehentliches Überschreiben. Sicher wird die Datei erst durch ein Öffnen-Kennwort, das du in Excel selbst vergibst.

Genau dafür ist die Anleitung da. Sie zeigt den Klickweg für Windows und für Mac, Schritt für Schritt, und sie warnt vor der Falle: Excel hat zwei Kennwortfelder, und nur das obere verschlüsselt wirklich. Beim falschen Feld stehen deine Passwörter unverschlüsselt in der Datei. Das haben wir nachgemessen, bevor wir es aufgeschrieben haben.

Ein Klick, und alles ist verdeckt

Für den Moment, in dem jemand neben dir steht: ein Schalter oben stellt die ganze Passwortspalte auf unsichtbar. Einzelne Zeilen verdeckst du dauerhaft mit einem Haken. Beides verbirgt die Anzeige, nicht den Wert, und auch das steht so in der Anleitung.

Lieferumfang

• Passwort- und Kontenbuch als xlsx-Datei, mit fünfzehn Beispielkonten
• dieselbe Datei leer, für den Start
• Anleitung als PDF, mit dem Klickweg zum Verschlüsseln
• Sofort-Download nach dem Kauf

Technische Angaben

• Für Microsoft Excel ab Version 2016, Windows und Mac
• Keine Makros, keine Add-ins, keine Internetverbindung nötig
• Währung umstellbar auf Euro, Franken oder Dollar
• Blattschutz ohne Passwort, jederzeit selbst aufhebbar
• Google Sheets und Apple Numbers: Teile der Formatierung und der Formeln gehen verloren, dafür entstehen eigene Vorlagen